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Flux d'approbation pour les contenus de medias sociaux

Nom temporaire du produit : Socialize

Intention du projet

Construire Socialize, une application qui remplace le processus actuel d'approbation base sur Google Drive, les appels telephoniques, les courriels et les feuilles de calcul.

Le produit n'est pas un reseau social public. C'est un outil de flux de travail interne/externe pour la revision de contenu, la collecte de commentaires, l'approbation et la preparation a la publication.

Vocabulaire partage

• Flux d'approbation : le processus complet entre la creation d'un brouillon et l'approbation finale.
• Element de contenu : l'unite a reviser qui regroupe les fichiers, le message de publication ou le texte, les dates et les canaux cibles.
• Ressource : un fichier rattache a un element de contenu, par exemple une video, une image ou un document.
• Revision : une nouvelle version d'une ressource ou d'un texte apres commentaires.
• Reviseur externe : un client ou un partenaire qui revise du contenu sans faire partie de l'equipe interne.
• Fournisseur : un partenaire de production externe, par exemple une equipe video, un photographe, un monteur ou un designer, qui peut livrer des brouillons et recevoir des demandes de modifications.
• Software as a Service (SaaS) / logiciel en tant que service : un produit en ligne utilise via le web, comme Canva, MailChimp, HootSuite ou Metricool.
• Minimum Viable Product (MVP) / produit minimum viable : la plus petite version du produit qui regle suffisamment bien le probleme principal pour valider le marche.
• Service Level Agreement (SLA) / accord de niveau de service : une cible de service convenue, par exemple une date limite de revision ou un seuil d'escalade.

Enonce du probleme

Les gestionnaires de medias sociaux et les equipes de production gerent actuellement les approbations de contenu de facon manuelle :

• Les ressources sont stockees dans Google Drive.
• Le gestionnaire de medias sociaux fait souvent des allers-retours autant avec les fournisseurs qu'avec les clients.
• Les commentaires circulent par telephone, courriel, message et feuille de calcul.
• L'historique des versions est flou.
• Il est difficile de savoir quel fichier est le plus recent.
• Les commentaires sont disperses sur plusieurs canaux.
• Les approbations internes et celles des clients suivent des logiques semblables mais ne sont pas centralisees.
• Les suivis sont manuels, ce qui retarde les approbations.

Resultat : trop d'allers-retours, peu de tracabilite, des delais evitables et un risque de publier le mauvais fichier ou une version de texte perimee.

Outils observes actuellement

• Google Drive pour les videos, images, calendriers et documents
• Google Sheets ou equivalent pour suivre les commentaires et les statuts
• Telephone et courriel pour les conversations de revision et d'approbation
• HootSuite
• Metricool
• Canva
• MailChimp

Utilisateurs principaux

• Gestionnaire de medias sociaux
• Gestionnaire de compte / service client
• Approbateur cote client
• Fournisseur externe / partenaire de production
• Producteur interne
• Employe interne / contributeur au contenu
• Administrateur

Cas d'utilisation principaux

1. Flux d'approbation client

Un gestionnaire de medias sociaux prepare du contenu pour un client et le soumet pour approbation.

Le client doit pouvoir :

• consulter le lot de contenu
• previsualiser les fichiers
• lire les legendes, descriptions et notes de projet
• laisser des commentaires
• demander des modifications
• approuver ou rejeter

L'equipe doit pouvoir :

• voir le statut d'approbation en temps reel
• repondre aux commentaires dans leur contexte
• televerser des versions revisees
• conserver une piste d'audit claire indiquant qui a dit quoi et quand
• savoir exactement quelle version est approuvee

2. Flux de production interne

Le meme flux doit fonctionner a l'interne pour les producteurs, employes et partenaires de production externes avant que le contenu soit montre au client ou planifie pour publication.

Exemple :

• un contributeur televerse un brouillon
• un fournisseur externe peut televerser un brouillon ou une version revisee
• un producteur revise et demande des modifications
• un gestionnaire approuve pour la revision client
• le client approuve
• le contenu est marque pret pour la publication

3. Revision d'un lot de contenu

L'approbation ne doit pas se limiter a un seul fichier. Un element a reviser peut inclure :

• video
• image
• document
• message de publication / legende / texte
• mots-clics
• liens
• dates de publication
• canaux cibles ou reseaux sociaux

Resume du flux actuel

Flux actuel typique :

1. L'equipe cree les ressources media.
2. Les fichiers sont places dans Google Drive par l'equipe ou par des fournisseurs externes.
3. Un gestionnaire envoie les liens par courriel ou message aux fournisseurs, aux intervenants internes ou aux clients.
4. Les commentaires reviennent par telephone, courriel, feuille de calcul ou clavardage.
5. L'equipe consolide manuellement les commentaires provenant des fournisseurs et des clients.
6. Une version revisee est televersee.
7. Le cycle se repete jusqu'a ce que quelqu'un dise que c'est approuve.
8. Le statut d'approbation est suivi manuellement ailleurs.

Principaux points d'echec :

• aucune source de verite unique
• aucun etat d'approbation structure
• aucun fil de commentaires centralise
• aucun rappel d'echeance
• aucune piste d'audit fiable
• aucune barriere d'approbation avant publication

Flux cible

1. Creer un projet et l'associer a un client.
2. Creer un element de revision ou une demande d'approbation.
3. Joindre des ressources ou les importer depuis Google Drive.
4. Ajouter des metadonnees :
   • titre
   • message de publication / legende / texte
   • plateforme cible ou reseau social
   • dates de publication par reseau lorsque pertinent
   • date d'echeance
   • reviseur(s)
5. Envoyer la demande de revision.
6. Les reviseurs commentent directement sur l'element.
7. L'equipe ou le fournisseur televerse une revision ou repond aux commentaires.
8. Le systeme suit les versions, les changements de statut et les evenements du flux.
9. Le reviseur approuve, rejette ou demande des modifications.
10. Une fois toutes les approbations requises obtenues, l'element devient pret pour la planification ou la publication.

Objets de domaine principaux

• Espace de travail : la frontiere principale du compte pour une agence ou une equipe operationnelle.
• Client : l'entreprise, le createur ou la marque qui recoit le service et approuve le contenu.
• Membre d'equipe : un utilisateur interne qui travaille sur le contenu, les revisions ou la coordination.
• Reviseur : toute personne a qui l'on demande de reviser et d'approuver, qu'elle soit interne ou externe.
• Fournisseur : un contributeur de production externe, comme un photographe, videaste, monteur ou designer.
• Projet : le principal conteneur de travail pour un client, qui regroupe des elements de contenu, des notes, des participants et des echeances.
• Element de contenu : l'unite a reviser qui contient les ressources, le message de publication, les canaux cibles, les dates d'echeance et l'etat d'approbation.
• Ressource : un fichier joint, comme une video, une image ou un document, reference depuis Google Drive ou stocke directement.
• Version de ressource : une revision precise d'une ressource, avec tracabilite de la personne qui l'a televersee et du moment.
• Fil de commentaires : une discussion contextuelle rattachee a un element de contenu, une ressource ou une revision.
• Demande d'approbation : l'action de demander a un ou plusieurs reviseurs de reviser une version precise.
• Decision d'approbation : le resultat d'une demande de revision, par exemple approuve, rejete ou modifications demandees.
• Historique des statuts : la piste d'audit des etats et transitions du flux dans le temps.
• Cible de publication : la destination prevue pour la publication, par exemple Instagram, Facebook, LinkedIn ou une infolettre.
• Evenement de notification : un evenement du flux qui informe les utilisateurs qu'un commentaire, une revision, une demande ou une approbation vient d'avoir lieu.

Modele de statuts suggere

• Brouillon
• En revision interne
• Modifications demandees a l'interne
• Modifications internes en cours
• Pret pour revision client
• En revision client
• Modifications demandees par le client
• Modifications client en cours
• Approuve
• Rejete
• Pret a publier
• Publie
• Archive

Portee du Minimum Viable Product (MVP) / produit minimum viable

La premiere version doit se concentrer sur le flux d'approbation, et non sur la publication directe.

Fonctionnalites MVP

• authentification et roles utilisateurs
• structure espace de travail / client / projet
• creation d'un element de contenu avec metadonnees
• televersement de ressources ou ajout de liens Google Drive tout en gardant Google Drive comme source de verite lorsque le client l'exige
• suivi des versions pour les fichiers et les textes
• commentaires centralises
• decisions d'approbation : approuver, rejeter, demander des modifications
• chronologie d'activite / piste d'audit
• tableau de bord par client, projet et date d'echeance
• notifications et rappels lorsque des actions sont completees ou que des evenements du flux surviennent
• portail simple d'approbation pour les clients externes

Fonctionnalites candidates fortes pour le MVP

• approbateurs obligatoires
• date limite d'approbation
• dates d'echeance par cible de publication ou reseau social
• comparaison entre version courante et version precedente
• indicateur de la "derniere version approuvee"
• resolution des commentaires
• filtres par statut, client, responsable et date d'echeance

Possibilites pour la phase 2

• integration Google Drive avec synchronisation ou import de fichiers
• export ou transfert vers HootSuite / Metricool
• liaison avec les ressources Canva
• flux d'approbation MailChimp pour les infolettres
• integration calendrier pour la visibilite sur la planification des publications
• commentaires annotes sur images ou sur horodatages video
• modeles de flux d'approbation reutilisables par type de contenu
• rappels et escalades bases sur les Service Level Agreements (SLA) / accords de niveau de service
• analyses sur les temps de traitement et les goulots d'etranglement
• approbation par lien recu par courriel
• regles d'approbation a plusieurs etapes selon le client

Possibilites d'automatisation importantes

• demander automatiquement une approbation lorsqu'un element atteint une etape definie
• envoyer automatiquement des notifications lorsqu'une action est completee ou qu'un evenement du flux survient
• envoyer automatiquement des rappels avant les echeances
• escalader automatiquement lorsqu'une approbation est en retard
• etiqueter automatiquement les versions
• passer automatiquement a l'etat "pret a publier" lorsque toutes les approbations sont completees
• conserver automatiquement une piste d'audit de chaque televersement, commentaire et decision
• generer automatiquement un lien de revision cote client
• notifier automatiquement lorsqu'une nouvelle revision repond aux modifications demandees

Decisions produit importantes

1. Systeme de reference pour les ressources

Options :

• garder Google Drive comme stockage de fichiers et construire le flux autour
• televerser les fichiers directement dans la nouvelle application
• supporter les deux

Premiere hypothese recommandee :

Garder Google Drive comme source de verite lorsque le client exige d'en conserver la propriete, et supporter plus tard les televersements directs comme option. La premiere version doit fonctionner proprement avec les liens Drive et les metadonnees importees avant d'envisager une synchronisation plus poussee.

2. Experience du reviseur externe

Options :

• compte reviseur obligatoire
• acces par lien magique sans compte complet
• les deux

Premiere hypothese recommandee :

Utiliser l'acces par lien magique pour les clients afin de reduire la friction.

3. Granularite de l'approbation

Unites d'approbation possibles :

• element de contenu complet
• par ressource
• par legende / texte
• par variation de canal

Premiere hypothese recommandee :

Approuver au niveau de l'element de contenu dans le Minimum Viable Product (MVP), avec des commentaires rattaches aux ressources et au texte.

Regles d'affaires a confirmer

Ces points ne bloquent pas le cadrage initial, mais il faut les documenter tot pour que le comportement du produit corresponde bien au vrai processus d'approbation.

• Un client peut-il approuver s'il reste des commentaires non resolus ?
• L'approbation exige-t-elle un seul reviseur ou plusieurs reviseurs ?
• L'approbation interne et l'approbation client peuvent-elles se faire en parallele ?
• L'approbation est-elle valide seulement pour la version la plus recente ?
• Un element approuve peut-il etre modifie sans rouvrir la revision ?
• Des clients differents ont-ils besoin de flux differents ?
• Les videos, images et documents sont-ils tous aussi importants des le jour 1 ?
• La planification ou publication fait-elle partie de la portee, ou seulement le passage a l'etat "pret a publier" ?

Questions ouvertes pour la prochaine entrevue

• Qui est l'acheteur : agence, travailleur autonome ou equipe marketing interne ?
• Le premier marche cible est-il l'approbation agence-client, l'approbation interne ou les deux ?
• Quels types de contenu sont prioritaires : video, image, documents, legende, infolettres ?
• A quelle frequence les clients demandent-ils des modifications apres une approbation verbale ?
• Quelle est aujourd'hui l'etape la plus douloureuse ?
• Quels outils doivent absolument rester en place au lancement ?
• Quelles approbations exigent une tracabilite legale ou de conformite ?
• Combien de reviseurs participent habituellement a chaque element ?
• Le bilinguisme est-il requis ?
• La revision mobile est-elle importante au jour 1 ?

Criteres de succes du Minimum Viable Product (MVP) / produit minimum viable

• reduire le temps necessaire pour obtenir une approbation
• reduire les allers-retours entre courriels, telephone et feuilles de calcul
• fournir une source de verite claire pour la derniere version et le statut courant
• permettre a un client d'approuver sans formation
• permettre a l'equipe de voir instantanement les elements bloques

Positionnement du produit

Ce produit devrait etre positionne comme suit :

"Un flux de revision et d'approbation pour le contenu de medias sociaux, et non un autre outil de creation de contenu."

La valeur se trouve dans la coordination, la tracabilite et l'acceleration des cycles d'approbation.

Recommandation pour la premiere version

Construire la premiere version autour de ce flux etroit :

1. l'equipe cree un element de contenu
2. l'equipe televerse les fichiers et le texte
3. un reviseur interne commente et demande des modifications
4. l'equipe soumet l'element au client
5. le client commente et approuve via un lien simple
6. l'element devient pret pour le transfert vers la publication

Si ce flux fonctionne proprement, les integrations et la planification pourront etre ajoutees ensuite.